Cuando se organiza un espectáculo por parte de una empresa, es ella la que asume todas las obligaciones y responsabilidades frente a terceros, derivadas de la celebración, organización y desarrollo del evento, aunque cuente con una administración pública, el ayuntamiento, como agente colaborador o patrocinador.
Aspectos a tener en cuenta:
- Verificar y comprobar que se tiene la licencia municipal y la autorización para celebrar el evento.
- Supervisar que las estructuras permanentes y desmontables cumplen con las normas de seguridad, higiene, accesibilidad, confortabilidad y protección contra incendios.
- Disponer de un seguro de responsabilidad civil. Cuando se organizan muchos eventos, se puede contratar un seguro para cada evento o uno genérico para todos los eventos.
- Tener un servicio de admisión y vigilancia, siempre y cuando se exija al público un precio para entrar o para tener reservado una localidad. Es obligatorio para establecimientos públicos con aforos superiores a 300 personas y para eventos musicales con aforos superiores a 750 Cuando no es obligatorio, estas funciones la realiza la empresa organizadora.
- Tener el libro de Hojas de Quejas y Reclamaciones.
- La autorización de la SGAE, si utilizamos obras protegidas por la Sociedad General de Autores de España. Se solicita para cada evento de forma individual. Se suele pagar sobre el 10% de los ingresos en taquilla, previa reducción del IVA. Si el evento es gratuito, se calcula en función de los gastos del evento. Cuando tiene un carácter benéfico, se puede solicitar estar exentos de las tarifas, y cuando lo organiza una entidad sin ánimo de lucro, se puede solicitar una reducción del 25% de la tarifa.
- Solicitar los permisos especiales cuando sea necesario. Ejemplo, el de ocupación de vía pública, habilitar zonas de carga y descarga, etc.
- Respecto a la Prevención de Riesgos Laborales, hay que comprobar:
- La evaluación de riesgos de todos los puestos de trabajo.
- Que todos los trabajadores estén dados de alta correctamente en sus respectivos convenios colectivos y que tienen la cualificación para su puesto de trabajo.
- Tener la Vigilancia de salud de los trabajadores y que disponen de sus EPIS.
- El plan de seguridad y el plan de emergencia.
- Las medidas de protección colectiva
- El plan de coordinación empresarial, cuando intervienen varias empresas y seguro de responsabilidad civil.
Como conclusión, cuando se organiza un evento o espectáculo, hay que ser conscientes que no hay una regulación unitaria en la materia y que hay que cumplir normas legales de distinta naturaleza y de ámbito de aplicación (seguridad ciudadana, fiscalidad, laboral, ….).