Vamos a reflexionar sobre los “ladrones del tiempo”, que hacen que seamos menos productivos en nuestra jornada laboral, respondiendo cada uno a las siguientes preguntas:
– ¿Qué es lo que nos hace perder tiempo en nuestro trabajo? ; ¿Es una cuestión personal, del equipo, de la empresa, …?; ¿Cómo lo gestionamos? ; ¿Cuál es nuestra actitud?.
Esta tarea de identificación implica autoconocimiento y sobre todo honestidad, en caso contrario no podremos poner solución. Algunos planteamientos que nos debemos hacer para una correcta organización de funciones y tareas son:
- ¿Gestionamos bien nuestros horarios?.
- ¿Existe cultura del presentismo en nuestra empresa?.
- ¿El coste del presentismo es compensado por la productividad y alto rendimiento del equipo?.
- ¿Qué aspectos mejorarían con otra gestión de horario (¿motivación, implicación, rendimiento, sentimiento de pertenencia, compromiso con la empresa, fidelización del personal?).
- ¿El perfil de la clientela permite otra organización en los horarios?.
Otra de las alternativas que debemos tener en cuenta es el trabajo por objetivos, asignatura pendiente en España, muy válida para aumentar la productividad y la competitividad en las empresas. Algunas claves del trabajo por objetivos son:
•Responsabilizar al/a trabajador/a de su tarea.
•Clarificar las funciones de cada puesto.
•Medir y evaluar los resultados.
•Aprovechamiento, descubrimiento y fomento del talento interno.
•Adaptación a la realidad laboral actual.
Para hacer una buena planificación estratégica del tiempo primero debemos dominar a la perfección la matriz de administración del tiempo y para ello lo primero es que tengamos muy presentes e identificados los siguientes conceptos:
Tareas urgentes e importantes: se trata de tareas con alta prioridad, que se encuentran programadas, pero por imprevistos internos o externos pasan a ser urgentes y no pueden ser demoradas.
Tareas urgentes y no importantes: requieren ejecución rápida pero su resolución no aporta valor al cumplimiento de los objetivos.
Tareas no urgentes e importantes: son tareas programadas que se pueden realizar con perspectiva al no surgir ninguna urgencia por factores internos o externos.
Tareas no urgentes y no importantes: no influyen en la consecución de los objetivos.
Como herramienta básica para la gestión del tiempo debemos planificar y programar:
- Planificar permite:
Disminuir las incertidumbres que presenta el futuro.
Establece previsiones para alcanzar los objetivos deseados.
Anticiparse a los problemas.
- La programación sirve para:
Evitar urgencias y crisis.
Abarcar sólo las tareas posibles.
Trabajar sobre lo significativo.
Descartar la indecisión y los aplazamientos.
Rechazar el estrés y la agitación.
Mantener el control de las acciones y del entorno inmediato.
- Las condiciones que han de darse para llevar a cabo una buena programación, son:
Preparar una lista de tareas a dos días vista al menos.
Asignar prioridades.
Hacerlo todos los días.
Es un trabajo reflexivo sobre uno mismo, que al principio conlleva mucho tiempo, pero una vez adoptada la mecánica de programación, te permite ser más eficaz y eficiente, facilitándote más tiempo libre en tu vida diaria, que te lo agradecerás tu y los que te rodean.