Al final o principio del año, casi todas las grandes empresas, asociaciones, o instituciones públicas, organizan galas con el objetivo de presentar los resultados de la entidad, aprovechar para motivar a sus equipos de trabajo o entregar premios de reconocimientos a otras entidades.
Estos eventos pueden fracasar cuando se producen algunas de las siguientes circunstancias:
- Cuando no se tiene claro cuál es el propósito del evento, es decir, para que se organiza y qué objetivos se pretenden conseguir con la celebración del evento.
- Descuidar los detalles. Para la entidad, el evento es una herramienta que tiene un objetivo que se desea lograr, para lo cual, todos los detalles deben girar sobre esa meta y transmitir la esencia del mismo. A veces, los pequeños detalles desvían la atención de los asistentes, sobre el objetivo que estaba especificado y claramente formulado.
- Desatender la comunicación interna, tanto en la fase previa como durante y posterior del evento, para tener éxito en la organización del mismo y conseguir las metas de dirección. La implicación de los trabajadores de la empresa es fundamental para el éxito de cualquier evento.
- La logística. Se suelen hacer eventos sin tener en cuenta cómo van a llegar los invitados, los accesos al sitio, facilidad de aparcar, …, que pueden generar estrés en los asistentes si se producen retrasos.
- Que el evento sea organizado por una persona no profesional dentro de la empresa, para ahorrar costes, pero sin una visión integral del evento, que gestione los recursos para alcanzar los objetivos de la institución.
- Realizar eventos sin creatividad, con una larga duración, con discursos aburridos y poco motivadores. U
- Un presupuesto escaso o excesivo, que no se adecuan a los objetivos y a la imagen que quiere trasmitir el equipo directivo de las instituciones.
- Intentar contratar empresas creativas para amenizar el evento, sin coste alguno por ser empresas culturales, indicando que se les va a da publicidad en el programa.
Para realizar un evento que triunfe, más que el presupuesto, es importante realizar una correcta planificación y organización del mismo, que sea original, para que el acontecimiento sea todo un éxito, que disfruten los asistentes teniendo una experiencia inolvidable.